广西壮族自治区司法厅关于开展2021年 公证机构“双随机、一公开” 监督抽查工作情况的通报

各市司法局：

根据《广西壮族自治区人民政府关于在市场监管领域全面推行部门联合“双随机、一公开”监管的实施意见》和《自治区“双随机、一公开”监管厅际联席会议办公室<关于印发2021年市场监管领域部门联合“双随机、一公开”监管推进情况督查迎检工作方案>的通知》要求，2021年11月16日至26日，自治区司法厅检查组对全区公证机构开展了随机监督抽查，现将监督抽查工作情况通报如下：

一、总体情况

本次“双随机、一公开”检查组由各级公证管理人员和广西公证协会秘书处、业务委员会、投诉委员会成员组成。检查组从全区执业公证机构中，按照10%的比例，随机抽取宾阳县公证处、隆安县公证处、百色市公证处、德保县公证处、靖西市公证处、来宾市公证处、象州县公证处、北海市公证处、防城港市公证处、钦州市公证处、东兴市公证处共11家公证机构进行了实地检查。检查组依据《公证程序规则》《司法部关于进一步加强公证质量管理工作的通知》《司法部关于公证执业“五不准”的通知》《公证专用纸管理办法》《广西壮族自治区公证服务收费项目收费标准》及相关政策法规，结合今年以来公证行业突出问题专项治理中反映的问题，从被检查机构2021年办理的各类公证事项中随机抽取不少于20份档案进行核查，对公证机构执业规范情况按照《2021年公证机构“双随机、一公开”监督检查表》所列项目逐一对照进行检查。

从检查总体情况看，被抽查的11家机构公证业务工作开展良好，各级司法行政机关和各公证机构高度重视质量管理和公信力建设，建立质量监控体系、制定质量评价标准、自觉开展质量检查、健全收费管理机制、积极开展便民利民服务，较好地落实了司法部、中国公证协会的有关制度。被抽查公证机构的执业公证员遵守职业道德和执业纪律，办证流程符合规定程序，台帐记录、公证文书和档案管理基本规范，并注重加强对公证员的业务培训工作。

在检查过程中也发现一些存在的问题：

（一）办证程序不够规范。一是有些机构对公证证明材料的收集审查不够仔细。如靖西市公证处存在个别卷宗的死亡证明由村委或单位证明代替（应为医院或派出所出具）；德保县公证处未制作调查核实记录。二是谈话笔录不完整。如钦州市公证处、防城港市公证处个别公证卷宗存在谈话笔录未按要求规范字体、缺少公证员签名的情况；百色市公证处、靖西市公证处、德保县公证处个别卷宗存在谈话笔录无询问人、记录人员签名，记录不详细、告知义务不详实等情况。三是收费单不够规范。如东兴市公证处个别涉外公证卷宗未体现翻译费用情况；宾阳县公证处部分卷宗只有银行回执单，无公证事项收费明细单。四是其他不规范问题。如委托书中委托期限不准确、文书表达不规范、申请表内容填写不全等。

（二）公证管理系统公证登记簿录入情况方面。一是办证系统操作不够规范。如隆安县公证处在公证行政管理和行业管理系统平台未查询到部分继承、遗嘱公证记录。二是存在公证登记数据异常情况。如来宾市公证处、象州县公证处、宾阳县公证处的公证管理系统中存在信息录入不准确、未找到公证员信息、缺失部分项目数据、超期未办结等问题。

（三）公证档案方面。部分被抽查机构公证卷宗未按照自治区公证档案管理的规范要求制作及归档。如钦州市公证处、防城港市公证处、百色市公证处存在档案没有制作纸质登号簿、没有及时整理归档、摆放散乱等问题；百色市公证处、德保县公证处部分档案中缺少审批时间及签发稿、审批稿使用签名章代替审批人手写签名。

（四）公证专用纸管理方面。一是公证专用纸管理不够规范。如来宾市公证处、百色市公证处存在公证专用纸使用登记簿存在多证合并登记以及未按管理要求对公证专用水印纸作废、销毁的信息进行登记的情况。二是公证专用纸存放不够规范。如北海市公证处、宾阳县公证处存在未按要求安装防盗设施；未按规定存放至专柜的情况。

（五）公证收费方面。个别公证机构未严格按照《广西壮族自治区公证服务收费项目收费标准》对各类公证事项进行收费。如来宾市公证处、象州县公证处、靖西市公证处、德保县公证处存在收费偏高、收费依据不明确等情况。

二、下一步整改工作要求

（一）高度重视，加强领导。各地要高度重视公证行业党的组织建设工作，坚持以党的政治建设为统领，把党的领导落实到公证工作和公证队伍建设全过程、各方面，体现到公证执业活动的各个环节。要采取有效措施，做好公证机构场所、设施、人员、经费等方面保障，确保公证机构正常运转，满足人民群众公证服务需求。

（二）认真落实，健全机制。各地要以本次检查为契机，严格执行公证质量标准，落实各项规章制度。建立健全档案管理等业务制度，完善行政处罚和行业惩戒衔接机制，形成长效管理机制，不断提高公证机构管理规范化水平。要加强公证人员教育培训、业务研究和经验交流，建设高素质公证员队伍。

（三）归纳总结，指导实践。各地要针对此次检查发现的问题，全面梳理、分析总结，制定相应整改措施和步骤，认真落实整改，及时查漏补缺，同时，要加强对公证机构内部管理的日常监管指导，依法及时处理公证执业活动的投诉，规范公证执业行为，进一步提升公证质量和为民服务水平。

请各市司法局督促被检机构对存在问题进行整改，并在通报下发后15日内将整改情况报自治区司法厅公共法律服务管理处。

未尽事宜，请与自治区司法厅公共法律服务管理处联系。

广西壮族自治区司法厅

2021年12月3日