自治区司法厅关于2025年公证机构“双随机、 一公开”联合抽查工作情况的通报

各设区市司法局，南宁市东博公证处：

为加强公证机构执业监管、提升公证服务质量，根据《2025年公证机构“双随机、一公开”联合抽查工作方案》工作安排，自治区司法厅、自治区市场监管局和广西公证协会组成检查组于2025年10月至11月组织开展全区公证机构“双随机、一公开”联合抽查工作，现将有关抽查情况通报如下。

一、总体情况

自治区司法厅、自治区市场监管局、广西公证协会联合组成检查组，从全区执业公证机构中按10%比例随机抽取南宁市南方公证处、横州市公证处、柳州市公证处、鹿寨县公证处、桂林市桂林公证处、贵港市公证处、玉林市公证处、北流市公证处等8家机构，通过实地查看、卷宗抽查、资料查阅等方式，重点核查公证卷宗质量、执业规范及服务效能。检查组对每家机构随机抽取10份卷宗，对照相关制度规定逐一核查，并现场反馈问题。从检查总体情况看，被抽查公证机构整体情况良好，服务管理规范，积极落实公证便民利企服务举措，有力落实司法部、中国公证协会及自治区司法厅关于公证提质增效三年行动的部署要求。

二、存在问题

（一）办证程序不规范。一是材料审查与告知义务履行不到位。部分机构在办理公证事项时，未严格履行材料核实及风险提示义务。如桂林市公证处在办理涉外公证时，未主动询问当事人是否需办理认证手续；在证据保全过程中，操作记录未经当事人签字确认。柳州市公证处在办理社交软件通讯信息保全公证时，未核实账号实名认证信息。贵港市公证处在办理未成年人委托公证时，未明确注明由法定代理人代为委托。玉林市公证处未要求当事人对其提交的证明材料复印件签字确认。北流市公证处在受理环节未在申请表中勾选当事人实际提交的材料清单。二是文书签署与收费流程不规范。如鹿寨县公证处未在笔录中就当事人委托他人代领公证书的相关事宜进行告知。南宁市南方公证处部分遗嘱公证笔录未记载关于摄像、保管等服务事项的询问内容，却收取相应费用；个别卷宗收费明细模糊，以“其他费用”笼统标注。横州市公证处个别卷宗在收费项目上存在瑕疵，将其他费用一并列入“公证费”中，造成实际公证费与收费标准不符，容易造成公证收费歧义；其办理遗嘱公证时未在笔录中体现立遗嘱人自愿申请保管及保管期限等内容。

（二）公证卷宗档案管理不规范。一是归档要素不完整。如桂林市公证处公证笔录中未记载法律文书的来源。玉林市公证处个别卷宗未填写归档日期和归档期限。南宁市南方公证处抽取的卷宗未及时标注页码。二是管理制度执行不到位。如横州市公证处未按管理要求单独建立公证专用纸使用登记台账，与一般公证事项登记本混用。

（三）公证管理系统公证登记簿数据异常。如柳州市公证处因历史系统切换遗留2000余条无法处理的异常记录。南宁市南方公证处有1700余条赋强类公证收费为“0”的异常数据。桂林市公证处和鹿寨县公证处分别有57条和3条因法定继承出证超过180天被系统标记异常。玉林市公证处、贵港市公证处分别存在23条和10条因系统未关联事项且无法自行修改的数据异常问题。

三、整改要求

被抽查的8家公证机构要提高认识，针对发现的不规范执业行为立即整改，机构负责人切实履行第一责任人职责，强化内部管理，防范执业风险，提升公证质量和公信力。有关市、县司法局要加强行政指导，督促存在问题的机构落实整改措施，及时确认整改报告并跟踪检查，组织辖区机构开展自查自纠排查风险，强化日常监管，定期开展卷宗抽查和系统数据核查，建立问题清单动态管理机制，切实提升规范化水平，并于通报印发后15日内将整改报告（加盖公章）报自治区司法厅公证和仲裁管理处邮箱（sftflfwc@sft.gxzf.gov.cn）。

                    广西壮族自治区司法厅

                    2025年12月9日