自治区司法厅关于2023年公证机构“双随机、一公开”监督抽查工作情况的通报

各市司法局：

根据《自治区“双随机、一公开”监管厅际联席会议办公室关于印发<广西部门联合抽查事项清单(第四版)>等文件的通知》(桂市监发〔2023〕27号)要求，结合《自治区司法厅印发<巩固深化全区公证行业突出问题专项治理成果工作方案>的通知》(桂司通〔2023〕63号)工作内容，自治区司法厅印发《2023年公证机构“双随机、一公开”监督抽查工作实施方案》，并与广西公证协会组成联合检查组，通过实地检查、召开座谈会、查看台账等方式随机抽取公证机构开展公证执业专项监督抽查工作。现将有关抽查情况通报如下：

一、总体情况

各地能够严格按照“双随机、一公开”监督抽查的工作要求，精心组织，通过检查案卷、查看台账等方式开展自查工作。自治区司法厅、广西公证协会联合检查组从全区公证执业机构中按照10%的比例，随机抽取桂林市桂林公证处、兴安县公证处、阳朔县公证处、来宾市公证处、防城港市公证处、东兴市公证处、崇左市公证处、凭祥市公证处、平南县公证处、陆川县公证处、兴业县公证处共11家公证机构进行实地检查。

检查组根据《公证程序规则》《司法部关于进一步加强公证质量管理工作的通知》《司法部关于公证执业“五不准”的通知》《公证专用纸管理办法》《广西壮族自治区公证服务收费项目收费标准》及相关政策法规，紧紧围绕真实性、合法性、程序化、规范化四个主要方面，随机抽取了被检查机构各10份2022年以来办理的遗嘱继承、委托、证据保全、小额继承等各类公证事项档案，对公证机构执业规范情况按照《2023年公证机构“双随机、一公开”监督检查表》所列项目逐一对照进行检查。

从检查总体情况看，被抽查的11家机构公证业务工作开展良好，各级司法行政机关和各公证机构高度重视质量管理和公信力建设，建立质量监控体系、制定质量评价标准、自觉开展质量检查、健全收费管理机制、积极开展便民利民服务，较好地落实了司法部、中国公证协会的有关制度。被抽查公证机构的执业公证员遵守职业道德和执业纪律，办证流程符合规定程序，台帐记录、公证文书和档案管理基本规范，并注重加强对公证员的业务培训工作。

（一）充分认知公证质量管理工作的重要性。各地能从全面推进公证事业持续健康发展的高度，充分认识公证质量是公证工作的生命线，是公证公信力的重要标志，能把提高公证质量放到当前工作的突出位置，采取有效措施，落实工作责任，创新工作举措，切实加强质量监管，全面提升公证质量。

（二）健全完善公证机构质量管理各项规章制度。健全质量风险预防机制，严格公证受理标准，对存在申请人不具有相应的民事行为能力，当事人虚构、隐瞒事实、提供虚假证明材料等情形的，严格依法不予办理公证。健全质量过程控制机制，严格内部质量监测，严格规范审查核实、出证审批等工作流程，对申请公证的事项以及当事人提供的证明材料，按照有关办证规则需要核实或者对其有疑义的，应当进行认真核实。健全业务质量评查机制，设立公证质量检验员，定期组织人员进行业务质量自查互查，及时发现问题，规范执业行为，消除执业隐患。健全收费管理机制，严格规范服务收费，主动公示公证服务收费管理办法和收费标准，自觉接受主管部门和人民群众的监督。健全便民利民服务机制，进一步优化操作流程，强化执业技能，改善服务设施，提高办证效率，明确出证时限，切实做到及时受理、及时办理、及时出证，全面提升公证服务品质，真正把优质高效、便民利民的要求落到实处。

（三）加强公证机构日常监督管理。各地司法行政机关加强公证质量检查，针对本地区公证质量情况不定期进行全面摸底排查，深入办证一线，集中排查公证质量和效率问题，对排查出的问题限期整改，及时通报，确保检查工作不走过场。加强公证执业信息公开工作，完善公证受理、审查核实、出证审批、立卷归档、质量评价、争议处理、责任追究等工作标准，积极推广应用信息化手段，全面实现办证信息录入、办证流程控制、办证质量监管等统一操作、规范运行，对办证全过程进行跟踪监督，不断提高公证质量和工作效率。

二、存在的问题

（一）办证程序不够规范。一是公证证明材料的收集审查不完善。如：桂林市桂林公证处继承卷宗均无公证遗嘱查询记录；当事人提供的材料未加盖审核章。阳朔公证处继承权公证书无亲属关系证明核实记录；县政府作为申请人的公证卷宗无任何县政府盖章材料。陆川县公证处当事人婚姻状况核实结果与其他材料不一致，未进一步核实；当事人的子女情况未进行核实。兴业县公证处卷宗内未存档当事人人证比对结果。二是谈话笔录、工作记录等材料不完整。如：桂林市桂林公证处卷宗的询问笔录公证人员未签名。阳朔公证处现场工作记录当事人、记录人未签字；公证员、公证员助理、审批人的名字均为打印，未按规定亲笔签名；部分告知书无当事人签字；申请书或受理通知书未显示当事人提交材料清单。兴业县公证处当事人未亲笔签署委托书（打印签名），与委托公证证词中申请人在委托书上“签名”不一致。平南县公证处谈话笔录有因笔误修改内容，未与当事人确认；当事人性别有误，手写修改。防城港市公证处询问笔录中其中一名公证人员未签名；审批人员未签名。三是收费单不够规范。存在个别只有总费用，未列明收费明细以及收费单没有财会人员签名或印章的情况。如：桂林市桂林公证处、阳朔县公证处、陆川县公证处、兴业县公证处。

（二）公证管理系统公证登记簙录入情况方面。桂林市桂林公证处、防城港市公证处、崇左市公证处存在公证登记簿数据异常情况。异常数据原因有收费金额为“0”、日期空缺、出证时间超出180天等，需要尽快处理。

（三）公证档案方面。档案归档不够规范。存在部分公证卷宗归档材料未按要求排序，封面、申请书未填写完整，未及时归档等现象。如：来宾市公证处、桂林市桂林公证处、阳朔县公证处、东兴市公证处、崇左市公证处。

（四）公证专用纸管理方面。一是公证专用纸管理不够规范。存在未按管理要求对公证专用水印纸使用、作废、销毁的信息进行登记的情况。如：阳朔县公证处、崇左市公证处、凭祥市公证处。二是公证专用水印纸储存不够规范。如：来宾市公证处储存专用纸的库房未按规定安装铁门、铁窗，不符合储存专用水印纸安全性要求。

 (五)公证收费方面。个别公证机构未严格按照《广西壮族自治区公证服务收费项目收费标准》对各类公证事项进行收费。如：凭祥市公证处“证明法人和其他的资质资格”事项均未按标准收费。

三、下一步工作要求

（一）高度重视，加强领导。各地要高度重视公证机构发展，充分认识公证机构改善办公条件和加大经费投入的重要性，根据公证机构业务需要充实公证员力量，加强机构间学习交流和公证行业党建工作，提高公证员队伍的业务水平，提升公证行业党建工作制度化、规范化水平。

（二）认真落实，健全机制。要以本次检查为契机，严格执行公证质量标准，落实各项规章制度。建立健全档案管理等业务制度，完善行政处罚和行业惩戒衔接机制，形成长效管理机制，不断提高公证机构管理规范化水平。

（三）归纳总结，指导实践。要针对此次检查发现的问题，全面梳理、分析总结，制定相应整改措施和步骤，认真落实整改，及时查漏补缺，同时，各地要加强对公证机构内部管理的日常监管指导，依法及时处理公证执业活动的投诉，规范公证执业行为，力争今后公证质量实现新的突破。

请各市司法局督促被检机构对存在问题进行整改，并在通报下发后15日内将整改情况报自治区司法厅公证和仲裁管理处邮箱：sftflfwc@sft.gxzf.gov.cn。

                    广西壮族自治区司法厅

                    2023年11月24日